La Gestion du Temps en Entreprise-Chronique du 22 février Marianne POULAIN

Définition : le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais impartis. Mais le temps n’est pas élastique, on ne peut le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre de côté les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus tard lorsqu’il y aura une surcharge de travail.

Et donc une ressource, c’est quoi : c’est une richesse, c’est précieux…Alors mieux vaut ou autant que faire se peut en prendre soin, bien la gérer. Surtout à une époque où tout s’accélère, où le temps semble nous échapper de plus en plus…Et aussi finalement où on cherche à prendre plus le temps également.

Après cela, eh bien encore avant de parler purement outils, gestion du temps, efficacité et performance, précisons que nous abordons tous le temps, cette ressource différemment/à notre façon (selon notre fonctionnement, notre culture, notre éducation..).

On peut notamment classer les individus avec les catégories suivantes par ex. :

•Ceux qui travaillent plus efficacement sous pression et qui ont l’impression que cela catalyse leur productivité et leur créativité;

•Ceux qui préfèrent traiter plusieurs tâches en même temps, ce qui peut parfois provoquer une perte de contrôle et entraîner des difficultés à la réalisation de ces tâches;

•Ceux qui n’ont aucune ou une très mauvaise organisation, car ils ne prennent pas le temps de s’organiser, ce qui représente un gâchis d’énergie, et de temps.

•Moi : j’aime bien, en général, préparer les choses dans les grandes lignes en amont et laisser un peu de spontanéité, s’exprimer ma créativité et avoir un petit coup pression à la fin, au moment de faire.

Enfin, dernier point et celui qui intéressera sans doute le plus les auditeurs: qu’est-­‐ce que l’on peut faire si on veut améliorer sa gestion du temps/ la changer. Y-­‐a-­‐t-­‐il des règles (miracles) à respecter pour une gestion du temps performante ?

Le postulat : c’est de savoir POUR QUOI en 2 mots/le sens de vos actions et de la gestion du temps qui y est associée.

Après quoi, on peut dire qu’il y a 5 fondamentaux de la gestion du temps.

1/ Se fixer des objectifs

C’est savoir où on va. Sinon comment avancer ? Un objectif vous donne une direction, un cap à tenir. C’est transformer une vague idée, ou un but trop général, en résultat concret que vous voulez atteindre. Il peut être annuel, mensuel ou hebdomadaire. Et pour être efficace, l’objectif doit être spécifique et exprimé clairement. Mais attention, pas sur n’importe quoi ! Le but, c’est que cela serve directement vos missions, le développement de vos affaires ou vos aspirations personnelles. Et votre objectif est là aussi pour vous pousser à l’action et vous éviter de remettre au lendemain. C’est votre principale source de motivation (principe de l’image mentale motivante) celle qui vous permet de démarrer et de poursuivre même dans les moments difficiles. Ainsi, en vous remémorant à intervalle régulier ce qui est réellement en
jeu, vous restez enthousiaste à l’idée d’avancer et de progresser dans sa réalisation.

2/ Définir ses priorités

Ok, on a des tas de choses à faire : tâches, obligations, interactions en tout genre, distractions, urgences déguisées et choses qui vous font perdre du temps. Mais ce qu’il faut saisir, c’est que vos journées sont rythmées par les choix directs que vous faites et dont vous prenez la responsabilité. Autrement dit, décider d’accorder votre temps et votre attention à une tâche, c’est aussi renoncer à une autre. La question est alors, faites-­‐vous le bon choix ? Pour vous faciliter la vie, rien ne vous interdit d’adopter un système qui vous rassure : c’est le principe de la matrice d’Eisenhower (important/urgent, urgent/pas important, important/pas urgent et pas important/pas urgent). Gérer ses priorités c’est alors aussi savoir dire non plutôt que de dire oui machinalement sans se demander quels bénéfices on va tirer.

3/ Se fixer une limite de temps

Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait. Il en va de même avec vos activités professionnelles et personnelles. Donnez-­‐vous autant que possible une échéance pour les tâches importantes que vous devez réaliser. Et vous serez même surpris, on s’adapte naturellement car dans 9,9 chances sur 10 vous aurez fini plus vite que si vous n’aviez pas de limite. Et vous évitez le principe du report à n’en plus finir.

4/ Planifier

Le mot qui fait peur pour certains. Et pourtant…Ca permet d’avoir une vue d’ensemble. C’est mieux que de tout garder dans la tête ou sur des bouts de papiers égarés. Et plus de vous faire gagner en sérénité, cela peut jouer sur la quantité de choses accomplies dans un même laps de temps. Mais il ne faut pas tout planifier non plus : les tâches les plus importantes et comme vous avez prioriser avant c’est tout bon.

Quelle méthode utilisée en pratique après ? Il y a pléthore d’outils de planification à l’heure actuelle : un simple agenda pour une représentation visuelle, Un système avec liste de tâches et revue hebdomadaire, une simple liste avec les 3 tâches les plus importantes du jour, des logiciels de gestion, de gestion de projet…Celle qui s’adapte à vos besoins. # électronique ou papier : problématique.

5/ Réaliser une tâche à la fois

De nos jours, on est capable de bosser sur un projet, lire ses e-­‐mails, répondre au téléphone et consulter les RS en même temps. Et on croit être plus efficaces parce qu’on est capables de faire plusieurs choses en même temps. Moi la 1ère ! Malheureusement, ce n’est pas le cas. Bien entendu, il est possible de faire plusieurs choses en même temps souvent dans le quotidien. Mais, nous sommes clairement bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre. Selon une étude de l’université de l’Utah : moins de 3% des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration. Eh oui, courir plusieurs lièvres en même temps est le meilleur moyen de se disperser, de laisser de côté d’autres choses et quand on voudra enfin les boucler, il vous faudra retrouver les documents, vous familiariser avec, préparer tout ce dont vous avez besoin, et enfin commencer ou re-­‐commencer… Donc, une chose à la fois ! Et ça rapporte plus en terme d’efficacité, de satisfaction. Et le monotâche accentue le plaisir et permet d’accéder à l’expérience optimale.

Bon, 5 briques qui forment l’ABC d’une gestion du temps optimale. En n’utilisant ne serait-­‐ce qu’un seul de ces éléments, vous pouvez déjà accroître votre capacité à faire plus de ce qui compte pour vous. Sans être à la merci des événements. Et même c’est en combinant ces 5 éléments que les meilleurs résultats se produiront. Vous allez retrouver un contrôle sur les
choses, en ayant du temps à consacrer à vos projets, à vous-­‐même ou à vos proches. Parce qu’il ne s’agit pas seulement de gagner en efficacité, mais aussi de donner du sens à ses actions quotidiennes. Je ne dis pas que c’est facile tous les jours. Et surtout, il n’y a pas de bon ou mauvais outils et modes de gestion du temps. L’essentiel c’est de trouver les vôtres. Et surtout de savoir POUR QUOI (en 2 mots), le sens de vos actions et de la gestion du temps qui y est associée.

Sur ce, le temps qui m’était impartie est terminé je crois.

Merci de votre accueil. En espérant que cela aura pu intéresser et être utile. Au revoir."